تا چه میزان به شناخت خود از ذینفعان پروژه‌ای که مشاور آن هستید اطمینان دارید؟
آیا همه‌ی ذینفعان را می‌شناسید؟ آیا نیاز همه‌ی آنها را می‌دانید؟ آیا همه‌ی آنها همراه با شما هستند یا در پس‌پرده به دنبال ضربه‌زدن به شما هستند؟
اگر پاسخ شفاف و مدونی برای این سوالات ندارید، درطول پروژه دچار مشکلاتی خواهید شد و آنجاست که با خود خواهید گفت:
“کاش همه‌ی این‌ها را می‌شناختم! چرا این‌ها با پروژه مشکل دارند؟”
برای این منظور باید در ابتدای پروژه تجزیه‌وتحلیلی از ذینفعان پروژه داشته باشیم تا بتوانیم با آنها به‌نحو مناسبی برخورد کنیم.
نیکولای آندلر در چاپ سوم کتاب Tools for Project management, Workshops and Consulting که در سال 2016 چاپ شده است، نحوه‌ی تجزیهوتحلیل ذینفعان پروژه و همچنین، نسخه‌هایی برای شناخت درست‌تر آنها ارائه داده است که به‌صورت اجمالی، آنها را بررسی می‌کنیم.
تجزیهوتحلیل ذینفعان یعنی چه؟
تجزیهوتحلیل، پیش‌شرط و چارچوبی برای سایر ابزارهای مرتبط یا ذینفعان پروژه است.
ذی‌نفع پروژه فرد یا سازمانی است که ازطرفی، در پروژه مشارکت فعال دارد و ازسوی دیگر، می‌تواند بر روند پروژه اثر مثبت یا منفی بجای‌بگذارد.
تیم مشاوران باید ذینفعان را شناخته، نیاز و انتظارات آنها را درک و آنرا در راستای منافع پروژه هدایت کند.
شناخت ذینفعان گاهی بسیار مشکل است اما، درهر پروژه ذی‌نفعانی مشترک داریم:
- مدیر پروژه: یا فردی که مدیریت اصلی پروژه برعهده‌ی وی است.
- مشتریان: افراد یا سازمان‌هایی که از خروجی پروژه استفاده خواهند کرد. شاید چند لایه مشتری داشته باشیم.
- واحدهای اجرایی: بخش‌هایی از سازمان که بیشترین ارتباط را با پروژه دارند.
- مالک یا حامی پروژه: فرد یا گروهی که منابع مالی پروژه را تامین کرده و حمایت از پروژه را برعهده دارد.
به‌غیراز موارد بالا، گروه‌ها یا ذینفعان دیگری هم می‌توانند وجود داشته باشند.
ذی‌نفعانی از قبیل مالک شرکت، تامین‌کنندگان، اعضای سایر تیم‌های شرکت و حتی گاهی در سطح کلان، رسانه‌های جمعی، موسسات دولتی و …
نام‌گذاری گروه ذینفعان باعث می‌شود تا بتوان با سهولت و راحتی بیشتری آنها را شناسایی و دسته‌بندی کنیم.
باید دقت داشت که گاهی، نیاز این گروه‌ها هم‌پوشانی دارند و گاهی در تضاد با هم هستند.
این هنر مشاور است که تشخیص دهد کدام گروه چه نیازی و در چه راستایی دارد.
روش تجزیهوتحلیل اول
در این روش باید موارد زیر را بررسی و اجرا کرد:
- شناخت تمامی ذینفعان: خلاقیت و تجربه‌ی خود را در این زمینه به‌کارببندید. از ذینفعان شناخته‌شده شروع کنید. از توصیه‌ها و پیشنهادات آنها برای شناخت سایر ذینفعان کمک بگیرید.
- استفاده از یک نقشه‌ی ذهنی می‌تواند به ایجاد ساختار کلی و شناخت ذینفعان کمک کند.
- گروه‌های ذینفعان را دسته‌بندی کنید. در ادامه مشخص کنید که کدام‌یک از این گروه‌ها بر پروژه اثر می‌گذارند و کدام‌یک از آن اثر می‌پذیرند.
- ذینفعان را اولویت‌بندی نموده و مشخص کنید که کدام خواسته‌ی آنها قانونی و کدام خواسته غیرقانونی است.
- محدوده‌ی نفوذ هریک از ذینفعان را ارزیابی و مشخص کنید تا کار با روند سریع‌تری پیش‌رود.
- تاثیرات هر بخش از پروژه را برروی ذینفعان بررسی کنید.
- میزان مداخله و مشارکت ذینفعان را در پروژه ارزیابی کنید.
- ذینفعان را با توجه به میزان مشارکت، تاثیرگذاری و میزان اهمیت و ارتباط با پروژه دسته‌بندی کنید.
- رفتار احتمالی ذینفعان و تاکتیک‌های احتمالی آنها را حدس بزنید.
- چه کسی این نقش‌ها را بازی می‌کند؟
- حامی
- یاغی
- استراتژیست
- رهبر
- عضو تیم
- پلیس خوب
- پلیس بد
- نقاط قوت و ضعف هریک از ذینفعان را مشخص کنید. از کدام نقطه‌قوت آنها می‌توان به‌نفع پروژه استفاده کرد؟
- موضوعات ارتباطی را تدوین کنید و برای همسان‌سازی ذینفعان استفاده کنید.
- حامیان و مانع‌تراش‌های پروژه را شناسایی کنید. دقت کنید که یک فرد ممکن است در جایی از پروژه حمایت و در جایی دیگر، مانع‌تراشی کند. افراد خاکستری هستند؛ نه سیاه و نه سفید.
- انتظارات منطقی نسبت به پروژه شکل دهید و آنها را با ذینفعان درمیان بگذارید تا پالایش شود.
- ابزار لازم برای مقابله با عامل ممانعت از پیشرفت پروژه و تشویق حامیان پروژه تدوین کنید.
و درنهایت، باید بدانید که یک اشتباه بزرگ در رابطه با ذینفعان یک پروژه این است که برروی گروه‌هایی تمرکز کنیم که اهداف و خواسته‌ی مشترک دارند و از توجه به سایر گروه‌های ذی‌نفع چشم‌پوشی کرده باشیم.
اگر چنین اشتباهی رخ دهد، آینده‌ی پروژه تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.
روش تجزیهوتحلیل دوم
در روش دیگر، نقش و موقعیت همه‌ی ذینفعان ارزیابی می‌شود.
در این روش می‌توانید منفعت و یا نقاط ضعف ذی‌نفع در ارتباط با پروژه را بسنجید.
در انتهای این روش، استراتژی منحصربفردی برای تک‌تک ذینفعان تدوین می‌شود تا به یک رابطه‌ی برد- برد برسیم.
| نوع استراتژی مبتنی بر برد/ برد | نقاط ضعف ذی‌نفع | قدرت ذی‌نفع | نقش ذی‌نفع در پروژه | اهمیت و اثر ذی‌نفع بر پروژه | تاثیر/ نفوذ ذی‌نفع به‌طور کلی | اهداف/ انگیزه/ علاقه/ تقاضا | ذینفعان |
| نام/ واحد/ سازمان | |||||||
| نام/ واحد/ سازمان | |||||||
| نام/ واحد/ سازمان |
در کنار این جدول می‌توان از یک جدول مکمل استفاده کرد که در آن به‌هریک از ذینفعان امتیاز می‌دهیم و درنهایت، ذی‌نفع با امتیاز بالاتر اهمیت و ارزش بیشتری برای پروژه دارد و باید به‌وی توجه کرد.
| جمع کل | سطح حمایت | سطح تاثیر | سطح نفوذ | سطح علاقه | ذینفعان |
| 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | حامی پروژه | |
| 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | مثال(کارشناس فنی) | |
| 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | مثال(خدمات مشتری) | |
| 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | 1-2-3-4-5 | مثال(مدیر لجستیک) |
در مدل میتروف، شش گروه از ذینفعان شناسایی شده‌اند که عبارتند از:
- ذینفعان ضروری: این گروه، کسانی هستند که دارای حدی از قدرت هستند که بتوانند سیاست‌های پیشنهادی خود را به کرسی بنشانند و یا هر اقدامی که لازم می‌دانند را انجام دهند.
- ذینفعان موقعیتی: افرادی که به‌دلیل موقعیت ساختاری خود(ساختار خرد یا کلان) ذی‌نفع هستند و می‌توانند در داخل و یا خارج سازمان باشند (در پروژه‌های کلان، دولت در این دسته قرار می‌گیرد).
- ذینفعان به‌واسطه‌ی افراد معتبر: این گروه از ذینفعان توسط افراد معتبر و صاحب علم مناسب تشخیص داده می‌شوند تا در ازای منافعی که برای پروژه دارند، ذی‌نفع پروژه باشند.
- ذینفعان صاحب‌نظر: فقط به کسانی اشاره دارد که می‌توانند در شکل دادن ذهنیت سایر ذینفعان به ما کمک کنند.
- ذینفعان وضعیتی: کسانی که براساس سن، جنس، نژاد، وضعیت اشتغال، مذهب، سطح آموزش و مواردی دیگر ذی‌نفع هستند.
- ذینفعان مرکزی: افرادی که به‌واسطه‌ی ارتباط با سازمان‌های مرکزی و بالاتر باید در زمره‌ی ذینفعان قرار گیرند.
