مشاوران برای برنامه‌ریزی جلسات مشاوره و ارزیابی پس از آن نیاز به بانک سوالاتی دارند که بتوانند بر مبنای آن نقص کار را برطرف و کار را درست انجام دهند.

اینکه بدون دستورجلسه و برمبنای پیش‌آمدهای حین جلسه با مشتری روبرو شویم، یکی از بدترین کارهای ممکن است. چون در آنصورت فقط به جلسه‌ای دوستانه( و یا غیردوستانه) رفته‌ و وقت خود را تلف کرده‌ایم.

از طرفی، اینکه پس از برگزاری جلسه با مشتری، هیچگونه ارزیابی خاصی نداشته و تا جلسه‌ی بعد آنرا فراموش کنیم هم، کاری اشتباه است.

پس چه کنیم؟

پیتر بلاک در بخش ضمایم کتاب مشاوره‌ی بی‌عیب و نقص (Flawless Consulting) و جهت تکمیل نوشته‌های خود به مجموعه‌ای از چک‌لیست‌ها‌ و کاربرگ‌ها می‌پردازد. مطالعه‌ی این موارد می‌تواند برای مشاوران باتجربه که به دنبال یک استاندارد کلی برای سوالات پیش و پس از جلسات مختلف مشاوره هستند، مفید باشد.

این موارد برای مشاورانی هم که درحال تجربه‌ی اولین کار‌های خود هستند هم مفید خواهند بود و می‌توانند میزان خطای این عزیزان را کاهش دهند.

این سوالات به‌صورت خام مطرح شده‌اند و باید با توجه به صنعت، موضوع، افراد حاضر و … بومی‌سازی شوند. قطعاً تجربه، تخصص و مهارت‌ تجزیه‌تحلیل مشاور می‌تواند به غنی‌شدن این بانک کمک شایانی بنماید.

مجموعه‌ی این کاربرگ‌ها شامل ده مورد است که در سال 2019 توسط پیتر بلاک بروزرسانی شده‌اند.

با توجه به اهمیت و تعداد بالای سوالات این کاربرگ‌ها و چک‌لیست‌ها، این موارد در دو پست متوالی بررسی خواهند شد.

چک‌لیست ارزیابی توازن مسئولیت‌ها

در این چک‌لیست، حدود مسئولیت‌ها و اختیارات مشخص شده و در نهایت، تصمیم‌گیر اصلی پروژه تعیین می‌شود.

این چک‌لیست در ابتدای کار و در زمانی‌که هنوز چیزی تعیین نشده استفاده می‌شود.

قطعاً وجود اطلاعات قبلی از مشتری، پروژه‌های مشابه وی و استفاده از اطلاعات موجود می‌تواند کمک شایانی به پرکردن دقیق این چک‌لیست بنماید.

این پست هم مرتبط با همین موضوع است:
چای را با شکر می‌نوشید یا عسل؟

وجود این چک‌لیست باعث می‌شود تا مشاور بتواند شانس موفقیت خود را در زمانی که وزن تصمیم‌گیری به نفع وی باشد، افزایش دهد.

بار اصلی مسئولیت بر دوش مشاوربار مسئولیت بین دو طرف تقسیم شدهبار اصلی مسئولیت بر دوش مشتریوظایف
تعریف مشکل اولیه
تصمیم‌گیری در مورد ادامه‌ی پروژه
انتخاب ابعاد مطالعات پیرامون پروژه
تصمیم‌گیری پیرامون افراد کلیدی پروژه
انتخاب روش انجام پروژه
کشف مشکل برعهده‌ی کدام گروه است؟
تعیین سلسله مراتب دسترسی به داده و تبدیل
آن به دانش برعهده‌ی کدام گروه است؟
نتیجه‌گیری نهایی برعهده‌ی کدام گروه است؟
ارایه‌ی راهکار برعهده‌ی کدام گروه است؟
تصمیم‌گیر نهایی کدام گروه است؟

کاربرگ تجزیه‌تحلیل قراردادها

این کاربرگ از طریق طرح برخی سوالات برای کاهش خطا و بالابردن دقت در بستن قراردادهای آتی استفاده می‌شود.

مشاور با تحلیل پاسخ خود و بررسی نقاط ضعف خود، می‌تواند به خود کمک کند. برای این منظور یکی از قراردادهای قبلی خود را بررسی نمایید.

  1. محدوده و چارچوب تجزیه‌تحلیل خود را مشخص کنید. آیا قسمت خاصی مدنظر شماست یا کل قرارداد را بررسی می‌کنید؟ آیا فقط بخش‌های مشخص را بررسی می‌کنید یا لایه‌های پنهان قرارداد را هم بررسی می‌کنید؟
  2. اهداف پروژه را مشخص کنید. آیا اهداف پروژه محقق شد؟ اگر محقق نشد، مشکل کجا بود؟
  3. نوع اطلاعات بدست آمده از پروژه را مشخص کنید. آیا این اطلاعات کمکی به بانک داده‌ی شما کرد؟ آیا اطلاعات در پروژه‌های بعدی قابل استفاده بود؟ منابع اطلاعاتی شما دست اول بودند یا دست دوم؟
  4. نقش خودتان در پروژه را مشخص کنید. آیا واقعاً مشاور بودید یا فقط مجری دستورات مشتری؟ آیا توانستید تغییرات موردنظر خود را در پروژه اعمال کنید؟
  5. نوع خدمت خود به مشتری را بررسی کنید. آیا خدمات شما در حین ارائه مصرف شدند یا خدماتی درازمدت بودند؟ آیا خدمات‌پس‌از‌فروش هم درنظر گرفته بودید؟ کیفیت خدمات شما چطور بود؟
  6. حمایت و میزان درگیری مشتری در پروژه چه میزان بود؟ آیا وی حامی پروژه بود یا به دنبال سنگ‌اندازی در آن بود؟ میزان درگیرشدن مشتری با پروژه چه میزان بود؟ آیا روشی وجود داشت که میزان درگیری وی با پروژه بیشتر شود؟
  7. جدول زمانی پروژه را بررسی کنید. آیا پروژه طبق زمان‌بندی پیش رفت؟ گلوگاه‌های زمانی را بررسی کنید. آیا در زمان درست به بزنگاه‌های زمانی (Milestone) رسیدید؟ نقاط ضعف جدول چه بود؟
  8. میزان رازداری شما در رابطه با این پروژه به چه میزان بود؟ آیا مشاور رازداری بودید؟ آیا خود را در کشتی مشتری دیدید یا موقع غرق شدن، وی را تنها گذاشتید؟
  9. آیا مشتری پروژه‌های دیگری هم به شما ارجاع داد؟ دلیل ارجاع وی، کیفیت کار شما بود یا انحصاری‌بودن خدمات شما؟ چرا پروژه‌های دیگری به شما ارجاع نشد؟
این پست هم مرتبط با همین موضوع است:
در کشتی مشتری بنشینید تا ...

سعی کنید با این کاربرگ، ایرادات خود را برطرف نمائید.

کاربرگ سوم و چک‌لیست چهارم مربوط به برنامه‌‍ریزی و بررسی پس از برگزاری یک جلسه با مشتری می‌باشند.

ابتدا به کاربرگ سوم می‌پردازیم.

کاربرگ برنامه‌ریزی جلسه‌ی پیمانکاری

پیش از جلسه و با توجه به اطلاعات اولیه‌ای که به‌دست آورده‌اید، پاسخی برای سوالات زیر داشته باشید.

  1. آیا درمورد سطح اختیارات خود در پروژه احساس عدم تعادل می‌کنید؟ آیا این فقط یک حس است یا شواهدی برای آن دارید؟ آیا حس می‌کنید وی اختیارات اصلی پروژه را نزد خود نگه می‌دارد؟ آیا تفویض اختیارات وی ظاهری خواهد بود یا واقعی؟
  2. خواسته‌ی اصلی شما از مشتری چه خواهد بود؟ مطلوب‌ترین حالت برای شما چه خواهد بود؟
  3. به مشتری از نظر تکنیکی و شخصی چه چیزی ارائه می‌دهید؟ آیا از نظر تکنیکی حرفی برای زدن دارید؟ آیا اعتبار برندی دارید که به اتکای آن بتوانید مشتری را مجاب به پذیرش صحبت‌های خود بکنید؟
  4. خواسته‌های احتمالی مشتری از نظر تکنیکی چه خواهد بود؟ آیا وی از شما خواسته‌ی شخصی هم خواهد داشت؟ تمام موارد احتمالی را بنویسید.
  5. آیا تمام افراد کلیدی پروژه در جلسه حضور خواهند داشت؟ اگر نباشند، دلیل آن چیست؟ با پروژه مشکل دارند یا دلیل دیگری دارد؟ تصمیم گیرنده‌ی اصلی پروژه کیست؟ اقدام کننده کیست؟ آیا وی با پروژه مشکل ندارد؟ اثرگذارترین فرد در پروژه کیست؟ جای چه فرد یا افرادی در جلسه خالی است؟ نقش آنها در پروژه چیست؟
  6. آیا پیش‌بینی مقاومت از جانب مشتری دارید؟ دلیل احتمالی آن چه خواهد بود؟ آیا این دلیل مرتبط با شماست یا مسائل درون سازمانی؟
  7. آیا شرایط ایدئالی وجود دارد که به آن توجهی نشده باشد؟
این پست هم مرتبط با همین موضوع است:
کوتاه‌نوشته چهار

حالا جلسه برگزار شده و به شرکت خود برگشته‌ایم. باید موارد ذکر شده را بررسی کنیم.

چک‌لیست شماره چهار به موارد بعد از جلسه پیمانکاری می‌پردازد.

ابتدا به این سه مورد نمره می‌دهیم:

درصد سهم مشتریدرصد سهم مشاور
میزان مشارکت
شروع‌کننده‌ی جلسه
میزان تسلط و کنترل بر جلسه

سپس به سوالات زیر پاسخ خواهیم داد.

  1. شروط مشتری برای ادامه پروژه چه بودند؟ آیا وی مقاومتی در مورد مسائل مطرح شده نشان داد؟ آیا مقاومت وی را حس کردید یا خود، مقاومت را ابراز کرد؟ آیا مقاومت ابراز شده‌ی وی را احساس کرده بودید؟
  2. شروط شما برای ادامه پروژه چیست؟ آیا شروط را مستقیماً به وی گفتید؟ آیا شرطی بود که ضمنی گفته باشید و ترجیح دادید واضح گفته نشود؟
  3. آیا توانستید حمایت مشتری را کسب کنید؟ حمایت وی بدون قید و شرط است یا شرط گذاشت؟ حمایت وی را پگونه به‌دست آوردید؟
  4. نحوه‌ی بیان نگرانی مشتری چگونه بود؟ سکوت کرد؟ با مسئله کنار خواهد آمد؟ به موضوع حمله کرد و نگرانی خود را بروز داد؟ شما را سوال‌پیچ کرد؟ نگرانی خود را مستقیم بیان کرد؟
  5. آیا تغییر خاصی در حالت چهره و زبان بدن وی مشاهده کردید؟ برداشت شما از این تغییر چیست؟
  6. آیا مشتری انگیزه‌ی کافی برای ادامه‌ی پروژه دارد؟ آیا نیاز به انگیزاننده دارد؟ انگیزاننده‌ها چه خواهند بود؟
  7. انگیزه‌ی شما برای ادامه‌ی پروژه چقدر است؟ چرا انگیزه‌ی شما پایین است؟ چرا انگیزه‌ی خوبی دارید؟
  8. آیا موردی از دستورجلسه بود که ترجیح دادید مسکوت بماند؟ میزان تاثیر آن در کل پروژه چه میزان است؟
  9. آیا در جلسات آینده نیاز به تغییر در مواردی می‌بینید؟

این چک لیست کمک می‌کند تا میزان جدیت خود و مشتری را بررسی و ایرادات کار را برطرف و واقع‌گرایانه‌تر با پروژه روبرو شوید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *